デイサービスの送迎情報共有を改善する4つの方法【AI活用】

こんにちは、レイレイです。デイサービスで生活相談員を11年やっています。

送迎情報の共有って、地味だけど事故・トラブル・残業の温床になりやすい業務です。「Aさんのお迎え時刻、変更だったの聞いてない！」「Bさん今日キャンセルって誰も伝えてない！」——こういう”伝わってなかった”事件、減らしたいですよね。

11年やってきて見つけた、現場で本当に効く送迎情報共有の改善法を4つ、2026年最新版でまとめます。AI活用編もあります。

送迎情報共有が崩れる、3つのパターン

• 情報が口頭だけで流れる：「○○さんに伝えた」「いや聞いてない」になる
• 共有先がバラバラ：相談員→ドライバーAは伝えたけど、ドライバーBが知らない
• 変更が反映されない：朝の時点では正しかったが、午後の変更が伝わっていない

この3つを仕組みで防ぐのが本記事の目的です。

改善法①：朝礼での「送迎ボード読み合わせ」を必ず行う

毎朝の朝礼で、1分だけ送迎ボードを全員で読み上げる運用を入れるだけで、「聞いてない」が劇的に減ります。

• 誰が誰を何時にお迎え／お送りするか
• 本日のキャンセル・体調変化
• ご家族からの伝言・申し送り

たった60秒の習慣が、その日の事故・トラブルを減らします。

改善法②：「変更があったら必ず書面に残す」を徹底

口頭での「来週からお迎え時刻変更」は絶対に書面化。LINE WORKS、ChatWork、紙のメモ、何でもいいので「書いて残す」ことを徹底します。

うちでは「変更票」という1枚の紙を作って、変更があった時は必ず変更票に書く→ボードに反映→朝礼で共有、の流れを徹底しました。「言った・言わない」が消えました。

改善法③：LINE WORKS等で「送迎連絡専用チャネル」をつくる

送迎中のドライバーに連絡する手段として、業務用チャットの送迎専用チャネルが便利です。

• 「Aさん本日急遽お休み」→ ドライバー全員に即時共有
• 「次の利用者宅の鍵の場所が変更」→ 関係ドライバーだけに共有
• 履歴が残るので「言った・言わない」が消える

個人LINEではなく業務用チャット（LINE WORKS、Slack、Teams、ChatWork等）を使うのが鉄則。個人情報の漏洩リスクと、退職時のアカウント引き継ぎを考えるとビジネス向けが安心です。

改善法④：送迎管理アプリで「リアルタイム共有」へ

2026年現在、最強の選択肢は送迎管理アプリでのリアルタイム共有です。

• 変更が即時、全員のスマホに反映される
• 履歴が自動保存、振り返りができる
• ルート最適化も自動
• 事務所外からでも状況が見える

市販の送迎管理ソフトは月額1万円〜が相場ですが、無料で使えるツールも作りました。

AI活用：送迎表作成自体を10分に短縮

送迎情報の「共有」だけでなく「作成」も劇的に短縮できる時代になりました。新規利用者を組み込む時のルート組み直しを、AIで10分で終わらせる方法を別記事に書いています。

👉 送迎表をAIで作ってみたら、あの地獄の作業が10分で終わった話

まとめ：4つの改善法は「組み合わせて使う」

1. 朝礼で送迎ボードを読み合わせる（即実行できる）
2. 変更は必ず書面化（無料で導入可能）
3. 業務用チャットで送迎専用チャネル（月数百円〜）
4. 送迎管理アプリでリアルタイム共有（無料ツールあり）

4つすべてを今日から完璧に、は無理です。まず①と②から始めて、慣れたら③④へと段階的に導入してください。それだけで送迎事故・トラブルは確実に減ります。

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