デイサービスの現場では、介護記録、議事録、お知らせ文書、ヒヤリハット報告書——毎日これでもかと書類が積み重なります。
私自身、生活相談員として書類に追われる毎日でした。「この時間を利用者と向き合うことに使いたい」と思いつつも、書類が終わらない。
そんなときに生成AIを使い始めて、書類作成の時間が体感で半分以下になりました。今回は、実際に私が現場で使っているAI活用術を5つ、コピペで使えるプロンプト付きで紹介します。
そもそも生成AIとは？
ChatGPT（OpenAI）、Gemini（Google）、Claude（Anthropic）など、日本語で話しかけると文章を作ってくれるAIツールのことです。
特別なITスキルは不要。LINEやメールと同じ感覚で使えます。無料版でも十分に業務で使えるレベルです。
① 介護記録・経過記録の下書き
現場でメモした箇条書きを、AIに渡すだけで介護記録に整えてくれます。
コピペで使えるプロンプト
以下のメモをもとに、デイサービスの介護記録（経過記録）を作成してください。専門用語は使いつつ、簡潔にまとめてください。
【メモ】
・Aさん 昼食8割摂取 むせなし
・午後のレクに参加 笑顔あり
・帰宅時に少し不安そうな表情
・「明日も来たい」と発言あり
これだけで、「午前は落ち着いて過ごされ、昼食は8割摂取。むせ込みなし」といったそのまま使える記録文が出てきます。
ポイント：「Aさん」「Bさん」など仮名で入力すること。個人情報は絶対にAIに入力しないでください。
② ヒヤリハット・事故報告書
報告書の「原因分析」や「再発防止策」を書くのに悩む職員は多いです。AIに状況を伝えるだけで、構成の整った報告書の下書きが出てきます。
コピペで使えるプロンプト
デイサービスでのヒヤリハット報告書を作成してください。以下の構成で書いてください。
① 発生日時・場所
② 発生状況（何が起きたか）
③ 原因分析（なぜ起きたか）
④ 対応内容（どう対処したか）
⑤ 再発防止策【状況】
Bさん（80代女性）が昼食後、食堂からトイレに移動する際に、椅子の脚につまずいて転倒しかけた。職員がすぐに支えたため転倒は免れた。ケガなし。
このプロンプトのポイントは、構成を先に指定することです。「報告書を書いて」だけだと、形式がバラバラになります。構成を指定することで、施設のフォーマットに近い出力が得られます。
③ ご家族・利用者へのお知らせ文書
行事のお知らせ、感染症対策の案内、季節のたより——これらの文書は毎回ゼロから書くと意外と時間がかかります。
コピペで使えるプロンプト
デイサービスの利用者のご家族に向けた、夏祭りのお知らせ文書を作成してください。
【条件】
・日時：7月20日（土）10:00〜12:00
・内容：盆踊り、かき氷、金魚すくい
・持ち物：タオル、帽子
・雨天の場合：室内で実施
・文体：敬語で丁寧に、ただし堅すぎない温かみのある表現
「堅すぎない温かみのある表現」のように、文体の指定を入れるのが使いこなしのコツです。指定しないと、お役所的な硬い文章になりがちです。
④ 会議・カンファレンスの議事録
私が一番AIで時短を実感しているのが議事録作成です。以前は会議の後に45分かけて書いていたものが、今は5分で済んでいます。
コピペで使えるプロンプト
以下の会議メモから議事録を作成してください。
構成：① 日時・参加者 ② 議題 ③ 各議題の要点 ④ 決定事項 ⑤ 次回までの宿題【会議メモ】
（ここに箇条書きのメモや音声文字起こしを貼り付け）
会議中はスマホのボイスレコーダーで録音しておき、文字起こしアプリ（Googleのレコーダーアプリなど）でテキスト化。そのテキストをAIに渡すだけです。
この方法だけで、月に3〜4時間は取り戻せます。
⑤ ケアマネへの報告文書
利用者の状態変化をケアマネジャーに報告する文書も、AIが得意とするところです。
コピペで使えるプロンプト
デイサービスの生活相談員として、担当ケアマネジャーに利用者の変化を報告する文章を書いてください。
【変化の内容】
・2週間前から食事量が減っている（半分以下）
・体重が1.5kg減少
・表情が乏しくなってきた
・ご家族への連絡は未実施
実際にChatGPT・Claude・Geminiの3つで同じプロンプトを試してみたところ、AIによって文章のスタイルがまったく違うことがわかりました。詳しくは下記の記事で比較しています。
使うときの3つの注意点
1. 個人情報は入力しない
利用者の氏名・住所・生年月日などの個人情報は、AIに入力しないでください。「Aさん」「80代女性」のように匿名化して入力するのが基本です。
2. AIの出力は必ず確認する
AIは便利ですが、事実と異なる情報を入れてくることがあります。特にGeminiは、指定していない状態を推測して追記することがあるため、出てきた文章をそのまま送らず、必ず一字一句確認してください。
3. 職場のルールを確認する
AIツールの業務利用について、施設のルールや法人の方針を事前に確認しましょう。ルールがない場合は、まず上司に相談してから使い始めることをおすすめします。
まとめ——まずは介護記録から試してみよう
生成AIは、難しい操作は一切なく、普通の言葉で話しかけるだけで使えます。
- 介護記録の下書き → メモを貼って「記録にして」
- ヒヤリハット報告書 → 構成を指定して「書いて」
- お知らせ文書 → 条件を並べて「作って」
- 会議の議事録 → メモや文字起こしを貼って「整理して」
- ケアマネへの報告 → 変化の内容を箇条書きで「報告文にして」
全部やる必要はありません。まずは一つ、今日の介護記録から試してみてください。
書類に費やしていた時間を、利用者と向き合う時間に変えることができれば——それが生成AIを使う一番の理由だと、私は思っています。
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👤 この記事を書いた人
レイレイ｜介護現場16年目・生活相談員11年目
介護福祉士／兵庫県内のデイサービスで現役勤務
赤字経営のデイサービスを黒字化した経験から、稼働率改善・AI活用・記録業務の時短など、現場で本当に使える工夫を発信中。「教科書には載っていない現場のリアル」をお届けします。
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