インスタグラムで「AIを毎日使う3つの理由」を投稿したところ、想像以上の反応をいただきました。
「具体的にどうやって使っているの？」という声に応えて、今回はブログで全部話します。ツールの選び方、操作の流れ、失敗談まで——現役デイサービス相談員がリアルに使っている方法です。
① 職員会議の議事録｜45分かかっていた作業が5分に
使っているツール：LINE WORKS AIノート
現在メインで使っているのは「LINE WORKS AiNote」です。録音した音声を自動でテキスト化してくれるうえ、誰が話したかを自動で分けてくれる機能（発話者識別）がついています。
ここが便利なポイントです。
- 発話者を自動識別：複数人が話していても「誰の発言か」を自動で記録してくれる
- 無料プランあり：月300分まで無料で使える（職員会議4〜6回分の目安）
- セキュリティ認証取得：ISO/IEC 27001などの国際セキュリティ認証を取得しているため、法人利用でも安心
- 有料プランは月1,440円〜：100分/月のAI処理が可能なスタンダードプランあり
無料枠は月300分まで使えるので、職員会議の範囲なら無料プランでもかなりカバーできます。まず無料で試してみて、使えそうなら検討するのがおすすめです。
録音データをAIに渡す2つの方法
- パターンA：スマホアプリで録音 → Googleドライブに保存 → PCでファイルを開いてAIに読み込ませる
- パターンB：スマホ内でテキスト化 → テキストファイルをダウンロード → スマホの生成AIに直接投げる
どちらも「録音 → テキスト → AI」という流れは同じです。
セキュリティについて正直に話します
会社のスマホにはAIアプリを入れられない職場も多く、現状は個人スマホで対応しているケースが多いです。これはセキュリティ面でリスクがあります。
より安全なのは、企業が提供するクラウド型・アプリ型サービスの活用です。「ミルモレコーダー」「ノーマン」などは介護現場向けに設計されているため、ITリテラシーのばらつきがある職場でも安心して導入しやすいと思います。
プロンプトはシンプルでOK。過去ファイルが最強の指示書
以前は細かいプロンプトを設定しないと精度が出ませんでしたが、今の生成AIはシンプルな言葉で十分な出力が期待できます。
おすすめは過去の議事録ファイルをAIに読み込ませる方法です。「このファイルと同じ構成で今回の議事録を作って」と伝えるだけで、フォーマットを揃えた議事録が出来上がります。プロンプトを考える手間が省けます。
議事録の残し方、2パターン
- レジュメ追記型：既存のレジュメファイルに議事録内容を追加していく
- 議事録単独ファイル型：議事録だけを独立したファイルとして残す
個人的には後者をおすすめします。早くて完結しやすい。
② ケアマネへの照会文書｜「早書き→AIで整える」が正解な理由
FAXとAIが共存する、介護現場のリアル
担当者会議が対面では難しい場面で、ケアマネジャーから照会文書が届くことがあります。
まず試したのは、介護ソフトからその方の半年分のケース記録・体重・バイタルをPDFで出力してAIに投げ、「ケアマネジャーへの報告書を作成して」と指示する方法です。自動でまとめてくれます。
ただし問題があって、文書が長くなりすぎてFAXの返答欄に入りきらないのです。AIで作ったものをFAXで返す——新旧の技術が共存する、介護現場ならではのもどかしさです。
一番効率的な方法
- AIがまとめてくれた情報を読み、相談員として「今この方の課題はどこか」を頭の中で整理する
- 伝えたいことを箇条書きで書く（4〜5行程度）
- Geminiに「FAXの返答文書として丁寧に整えて」と修正を依頼する
ゼロからAIに書かせると文章に違和感が出やすいですが、自分の言葉が土台にあると、AIが整えてもぐっと自然な仕上がりになります。
「緊急ではないが共有したい」ニュアンスの表現にも使える
体調変化のある方のケアマネへの報告で、緊急ではないけれどきちんと伝えたい場面があります。これまでは電話で語気やトーンで伝えていましたが、デイもケアマネも忙しくてタイミングが合わないことが多い。
テキスト報告の場合、「緊急」「要経過観察」「状況共有」「順調の報告」など、ニュアンスを文章で表現するのに時間がかかっていました。今はAIに「〇〇なので状況を共有したい、というニュアンスで」と伝えるだけで、素早く正確に表現できます。
ケアマネ・ご家族・支援者が同じグループに入っているLINEへの投稿など、読み手が複数の場面での繊細な言葉の調整も得意です。
③ キャンセル理由の集計・報告｜精度100%になるまでの失敗談も話します
そもそも、なぜ集計が必要か
毎日、登録人数・実利用人数・休んだ人数・キャンセル理由を記録しています。月末・月初に上司へ稼働状況をメールで報告するために、これを集計する必要があります。以前は手でカウントしていました。
ChatGPT登場から試行錯誤の歴史
ChatGPTが出てきたころからエクセルのデータをコピペして集計してもらうようになりました。「マイGPT」や独自のプロンプトを作って効率化も試みましたが、集計の数字がずれることがほとんどで、実用には至りませんでした。
ところが最近、Geminiの一時チャットで試してみたところ——ほぼ100%の精度で集計できるようになっていました。
操作は本当にシンプル
- エクセルの数値が入っている部分を選択してコピー
- Geminiの一時チャットに貼り付け
- 「キャンセル理由を集計して」と送るだけ
表ごとAIが読み込んでくれます。5〜10分かかっていた集計が数秒で完結します。
一時チャットを使う理由
キャンセル記録には利用者の姓名が含まれるため、履歴が残らない「一時チャット」を選択しています。個人情報の扱いには十分な注意が必要です。
大前提：日々の記録がなければ使えない
この方法が機能するのは、毎日キャンセル理由を記録し続けているからです。データがなければAIは何もできません。日々の記録の積み重ねが、AI活用の土台になっています。
まとめ
AIは「ゼロから作る」より「自分の言葉を整える」ために使うのが正解——インスタで伝えたこのメッセージ、ブログで全部話せました。
現場での試行錯誤、失敗、セキュリティへの配慮、そして今も残るFAXとの共存。介護現場でAIを使うということは、こういう現実の中で工夫し続けることだと思っています。
一つでも「やってみようかな」と思えるものがあれば、ぜひ試してみてください。
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👤 この記事を書いた人
レイレイ｜介護現場16年目・生活相談員11年目
介護福祉士／兵庫県内のデイサービスで現役勤務
赤字経営のデイサービスを黒字化した経験から、稼働率改善・AI活用・記録業務の時短など、現場で本当に使える工夫を発信中。「教科書には載っていない現場のリアル」をお届けします。
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