「送付状とFAX送信票、また手入力か…」を軽くする｜宛先台帳つきの無料ツールにしました

月末月初のデスクワーク。ご家族あての請求書や領収書に添える「書類送付票」、ケアマネさんへ提供票実績を送るときの「FAX送信票」——どちらも、エクセルのテンプレートを開いて、宛名・日付・書類名・枚数を毎回打ち直していませんか。とくに居宅介護支援事業所や地域包括が何十か所もあると、宛先やFAX番号、担当ケアマネさんの確認だけでもひと仕事です。

この「送付票・FAX送信票づくり」を、もっと軽くしたくて、無料のツール「送付票・FAX送信票メーカー」を作りました。ブラウザで開くだけ、登録もインストールもいりません。この記事では、どんな場面で役立つのかを中心にご紹介します。

このツールは「用途」を選ぶだけで、デイサービス・居宅介護支援（ケアマネ）・施設の事務のそれぞれに合わせて、よく使う書類名・件名・添付の候補が切り替わります。書式は共通なので、どの立場の方でも同じ手順で使えます。

ケアプランデータ連携が始まる“今”こそ、送付業務の見直しを

ケアプランデータ連携の本格化で、すでに導入した事業所も、まだの事業所も、当面はやることが増える過渡期に入ります。連携できる相手とはデータで、できない相手とは今までどおりFAXや郵送で——と二本立てになり、しばらくは事務がかえって煩雑になりがちです。

だからこそ、FAX送信票やご家族あての送付状づくりだけでも軽くしておきたいところ。小規模なデイサービスでは、今も手作業で1枚ずつ作って送っているところが少なくありません。この過渡期に合わせて使うと、毎月の送付・実績まわりの事務をぐっと効率化できます。

こんなこと、ありませんか

• 毎月、送付状やFAX送信票をテンプレートからイチから打ち直している
• 送り先の居宅や地域包括が何十か所もあって、宛先名・FAX番号・担当ケアマネさんを毎回確認している
• 提供票実績を送るとき、「担当ケアマネさんごとに、どの利用者の、どの計画書を添えたか」を手で書き出していて手間がかかる
• 居宅のケアマネさんなら、サービス担当者会議の日程調整で各事業所へ候補日をFAXしたり、提供票の送付状を利用者さんごとに整えたりが地味に手間
• 施設の事務なら、ご家族あての請求書・領収書・各種ご案内を毎月たくさん作っている
• 和暦の日付や「・・・１通」の体裁を、毎回整えるのが地味に面倒
• 担当者が代わると、書き方や定型文がバラバラになりがち

「送付票・FAX送信票メーカー」でできること

1. 用途で最適化（デイ／居宅ケアマネ／施設・事務）…最初に「用途」を選ぶと、書類名・件名・添付・宛先の種類の候補が、その立場でよく使うものに切り替わります。
2. 3つの書類を切り替えて作成…上のタブで「書類送付票」「FAX送信票」「担当者会議（日程調整）」を切り替え。日付はカレンダーから選ぶと自動で和暦になります。
3. 宛名は複数まとめて…書類送付票では、宛名を1行に1名ずつ書くだけで人数ぶんを一度に作成。「様」が無ければ自動で付きます。
4. 送る書類はボタンでポン…請求書・領収書・サービス提供実績などをタップで追加（通数も入力できます）。「用途」を選ぶと、通所介護計画書／居宅サービス計画書・提供票／介護給付費明細書…と、立場に合わせた候補に切り替わります。
5. 月遅れ請求などイレギュラーもすぐ対応…書類を1行足したり通数を変えたりがボタンで一瞬。急な変更にもその場で直せます。
6. 差出人情報は最初に1回だけ…事業所名・担当者名・TEL／FAXを一度入れれば保存され、次回からは入力不要です。
7. FAXの通信欄は読みやすく…通信欄の文字サイズを小・中・大から選べます。送り先で見やすい大きさに。
8. そのままA4印刷…画面のプレビューがそのまま印刷されます。複数名のときは続けて何枚でも。

居宅が何十か所あっても「選ぶだけ」（宛先台帳）

このツールには宛先台帳があります。居宅・地域包括などの事業所と、その利用者・担当ケアマネを一度登録しておけば、FAX送信票で「事業所を選ぶ → 利用者を選ぶ」だけで、宛先名・FAX番号・担当ケアマネ名が自動で入ります。件名に「○○様」を入れるのもワンタップです。

台帳は事業所ごとに利用者・担当ケアマネを登録でき、JSONで書き出し／読み込みもできるので、バックアップや別のパソコンへの持ち運びも簡単です。登録した内容はこの端末の中だけに保存されます。

提供票実績は、担当ケアマネごとに自動で一覧に

提供票実績をまとめて居宅へFAXするとき、いちばん手間なのが「どのケアマネさんの、どの利用者に、どの計画書を添えたか」の書き出しです。このツールでは、居宅を選んで「実績送付リストを作る」を押すと、その居宅の利用者が担当ケアマネごとに一覧になります。

あとは添付する「通所介護計画書」「個別機能訓練計画書」にチェックを入れて「通信欄に反映」を押すだけ。ケアマネさんごとに利用者名と添付書類を書き添えた下書きが、FAXの通信欄にそのまま入ります（もちろん、あとから自由に直せます）。

外部（居宅）のケアマネさんごとに分けた実績送付票は、介護ソフトによっては作れないこともあります。このツールなら、お使いのソフトに関係なく担当ケアマネ単位でサッと用意でき、計画書の有無もその場で反映できるので、実績の送付と計画書の送付をまとめて完結できます。

【新機能】サービス担当者会議の日程調整も、このFAX1枚で

居宅のケアマネさんが、サービス担当者会議を開くために各事業所へ「この日程でいかがですか」と候補日をFAXすることがあります。電話だと何度もかけ直し、言った言わないも残りやすい——そんな日程調整を1枚のFAXで完結できる「担当者会議」タブを追加しました。

• 候補日時を何件でも並べられます（日付を選ぶと自動で和暦に）
• 各候補に○・△・×を書き込む欄がついていて、受け取った事業所はそのまま記入して返信できます
• 出席の可否・都合のよい候補・代わりの希望日・連絡事項まで書ける「ご返信記入欄」つき
• 返信先のFAX番号は差出人情報から自動で入ります
• 宛先台帳から事業所・利用者さんを選べば宛名もワンタップ。事業所ごとに1枚ずつ刷って同報できます

「往復で使えるFAX」なので相手も返信しやすく、日程が決まるまでのやりとりがぐっと短くなります。

居宅のケアマネさん・施設の事務の方にも

このツールはデイサービスだけのものではありません。最初に「用途」を選ぶと、その立場でよく使う書類や件名に切り替わります。

• 居宅のケアマネさん…居宅サービス計画書・提供票・モニタリング報告書など。サービス担当者会議の日程調整FAXや、提供票（別表つき）の送付もこのツールで。送付リストの添付も提供票・別表・居宅サービス計画書に切り替わります。
• 施設・その他の事務…請求書・領収書・介護給付費明細書・入退所のご案内・ご家族あて文書など。ご利用料金のご請求や、書類送付のご連絡がサッと作れます。
• デイサービス…これまでどおり、サービス提供実績や通所介護計画書・個別機能訓練計画書の送付に。

宛先台帳・差出人情報・印刷の手順はどの用途でも共通なので、事業所の中でデイ・居宅・事務のどなたでも、同じ感覚で使えます。

安心して使えるポイント

• 無料です（広告もありません）
• 入力した事業所名・利用者名・FAX番号などを、外部のサーバーに送りません。すべてあなたの端末の中だけに保存されます
• ログイン不要・アカウント登録不要。ブラウザを開けばすぐ使えます
• 宛先台帳はJSONで書き出して、バックアップや別の端末への持ち運びができます
• スマホ・タブレットは「ホーム画面に追加」で、アプリのように1タップで開けます

使い方は、開いて3ステップ

1. 下のボタンからツールを開く
2. はじめに「差出人情報」を1回だけ入力（事業所名・担当者名・FAX番号など）
3. あとは宛名と書類を選んで印刷するだけ。FAXをよく送る方は、先に宛先台帳に居宅と利用者・担当ケアマネを登録しておくと、次からは選ぶだけです

操作で迷ったら、ツール内の「📖 使いかたガイド」から、図解の説明をいつでも見返せます。

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