デイサービス書類フォーマット集｜無料DL【2026年版】

デイサービスの相談員業務がサクサクすすめられる便利なフォーマットを、ブラウザ上でプレビューできる形で公開しています。気に入ったらExcel版をダウンロードして、現場のレイアウトに合わせて自由に書き換えて使ってください。

こんにちは。兵庫県内のデイサービスで生活相談員11年目のレイレイです。一般型・認知症対応型・リハビリ特化型・地域密着型の4タイプを経験し、赤字デイを1年で黒字化した過程で「現場で本当に使える書式」を作り続けてきました。教科書通りではなく、忙しい平日の業務がそのまま回るように工夫したフォーマットです。

あると便利なフォーマット4つ

• 体験利用受付表　ご家族・ご利用者への電話聞き取りがそのまま流せる
• 業務日誌＋週間利用表　1か所の入力でほぼ自動的に当日リストが作られる
• 簡易版の連絡帳　A5クリアファイル運用で連絡帳の重さが激減
• 入浴可否意見書　主治医に依頼するときの定型として使える

① 体験利用受付表

体験利用の受付時、ケアマネからの情報はFAXのA4用紙で届くことが多いですよね。けれどデイサービス専用の様式ではないので、そのままだと使いづらい。かといって体験利用フォーマットをケアマネに書いてもらうのは、忙しい先方に手間をかけてしまう——。

そこで僕が運用しているのが、「ケアマネからもらう情報」と「相談員が直接聞き取った情報」を1枚にまとめる聞き取りシートです。電話口で上から順番に埋めていくだけ。A4で印刷して半分にカットすれば、ケアマネからの基本情報の紙と重ねて1冊のファイルにできます。

実際に使用しているイメージはこんな感じです。

自宅地図・お薬情報・体験報告書なども一緒にファイリングしておくと、本利用に切り替わった際のフェース作成がぐっと楽になります。

② 業務日誌と週間利用表が連動した管理表

当日の利用者を紙で確認するときに使っているフォーマットです。僕の現所属は定員18名の地域密着型なので、その規模に合わせた構成になっています。

運用するには少しだけExcelの知識が必要なので、自分の事業所用に手直しして使うのがおすすめです。

このフォーマットのポイント

• 業務日誌側の利用者リストを更新すると、週間利用表がほぼ自動で作られる
• 福祉用具の情報を載せているので送迎を組むときにも確認できる
• 入浴のある方の人数を週間利用表でカウントしている
• 毎日、誕生日の確認欄を入れているので取りこぼしがない
• 日付更新シートでプルダウンすれば簡単に日付を更新できる

あえて難しい関数を使わない

別シートからデータを引っ張ってきているだけのシンプル構造です。将来的に修正したいときに、PCに詳しい人が事業所にいないと詰んでしまうのを避けるための設計です。

業務日誌に入力された利用者情報が、週間利用表に反映されるので、いちいち別シートを更新する手間が省けます。週間利用表のプレビューも貼っておきますね。

③ 簡易版の連絡帳

つづいて、簡易版の連絡帳のフォーマットです。A4両面印刷でA5サイズのクリアファイルに挟んで運用しています。出欠表として軽く運用するスタイルです。

ノートタイプ・介護ソフトからの印刷タイプなど色々ありますが、これは「出欠表」としてクリアファイルを用いた非常に簡素化した連絡帳です。特別に伝えるべきことがあるときは、付箋・お手紙・お電話などで補足しています。

認知症が進行されたご利用者など、ご様子やケアの内容を記入する欄が必要な方には、もう少し書き込めるバージョンを併用しています。

「連絡帳の業務改善」については別記事でも詳しく書いているので、あわせて参考にしてみてください。

👉 デイサービスの連絡帳を効率化！業務改善につながる3つの工夫

介護ソフトの帳票機能が使えるならそちらを優先

すでに事業所で使用している介護ソフトに、当日の利用者リストや連絡帳機能がある場合は、まずそちらを優先的に使う運用に持っていくのがベターです。なぜなら、業務の無駄に最も直結するのが「転記」だからです。

提供票をもとに入力された当日利用予定の利用者リストが、そのまま実績や請求につながる——介護ソフトに入力された情報で一元的に管理できるのがベスト。今回ご紹介したフォーマットは、ソフトでカバーできない部分を埋める「サブツール」として使うのがおすすめです。

④ 入浴可否意見書

入浴の際、血圧や脈拍が高くてご案内できない場面はよくあります。そんなときには、ケアマネやご家族に状況をお伝えし、お薬調整の依頼をすることがありますが、それと並行して主治医の先生に「入浴可否意見書」を記載してもらうと、判断基準が明確になりスムーズな入浴提供につながります。

主治医の先生によっては「高齢者だから血圧は高くて普通」とお薬の処方に至らないこともよくあります。また、服薬管理が難しいご利用者の場合、処方されていても服薬ができていないケースも。デイでの入浴は、ご自宅で入浴困難になられた方にとってQOL維持・向上に直結する大切なサービスです。基準値だけで諦めず、主治医の指示を仰ぐ手段として活用してください。

まとめ｜真似してOK・カスタマイズして自分のものに

忙しさの中で、書類を一からExcelで作るのは現実的ではありません。便利なものは「プライドを捨てて真似してみる」が最短ルート。今回ご紹介した4つのフォーマットを、自分の事業所のサイズと運用に合わせて作り変えて使ってもらえたら嬉しいです。

新しい便利なフォーマットを作ったら、このページに追加していきます。「こういうフォーマットが欲しい」というリクエストがあれば、下のLINEから一言送ってください。順次作って公開していきます。

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