送迎管理にホワイトボードはまだ有効？メリデメと次の選択肢

こんにちは、レイレイです。デイサービスで生活相談員を11年やっています。

送迎管理、何で運用していますか？「ホワイトボード」「紙の送迎表」「Excel」「専用アプリ」と、事業所によってバラバラなのが実情ですよね。今日はホワイトボード送迎運用のメリット・デメリットを、11年現場で続けてきた立場から正直に整理します。

結論：ホワイトボードは「最低限の共有」には今でも有効。ただし急な変更が多い事業所では、もう限界に近いです。

ホワイトボード送迎管理の3つのメリット

① 全員が「同じ場所」を見ている安心感

朝の事務所で、ドライバーも介護職員も相談員も同じボードを見て出発の確認ができる。「あの利用者今日キャンセル？」「○時に△△様お迎え？」が、ボード見ればわかる安心感は確かにあります。

② IT苦手な職員でも使える

マグネット動かすだけ、マーカーで書くだけ。導入研修ゼロでいきなり全員が使える運用は、デジタルツールにない強みです。

③ コストゼロ

初期費用も月額費用もほぼ不要。小規模事業所には今でも合理的な選択です。

ホワイトボード送迎管理の5つのデメリット

① 急な変更を全員に伝える仕組みがない

「Aさん今日キャンセル」と相談員がボードを書き換えても、すでに出発したドライバーには伝わらない。電話で追いかける必要があります。

② 履歴が残らない

「先週のあの日、誰が乗ってた？」が確認できない。事故やヒヤリハットの後で振り返れないのが大きな弱点です。

③ ルート最適化ができない

新規利用者が増えた時のルート組み直しに時間がかかる。マグネットを動かしながら頭で計算する作業は、相談員のメンタルをじわじわ削ります。

④ 拭き間違い・書き忘れがゼロにならない

マーカーで消した時、隣の情報も一緒に消えてしまうこと、ありますよね。「人為ミスが事故につながる」のがホワイトボードの構造的弱点です。

⑤ 在宅・現場外からは見えない

管理者が外出中、ドライバーが車内、相談員が訪問中——事務所にいないと送迎状況が把握できないのは、もう令和のデイサービスには合いません。

ホワイトボードを「卒業」すべきタイミングは？

以下のサインが2つ以上当てはまったら、卒業時期です：

• 定員30名以上の中規模以上のデイ
• 送迎エリアが広い（半径5km超）
• 急なキャンセル・追加が週3回以上ある
• ドライバーが3名以上いる
• 「先週どうだったっけ」を振り返りたい場面が増えた

送迎管理アプリ「送迎ナビ」を作ってみました

ホワイトボードの限界に直面して、AI（Claude）を使って自分で送迎管理アプリを作ったのが「送迎ナビ」です。

• ブラウザだけで動く（インストール不要）
• 利用者の割り振り・ルート管理・ドライバー配置を一元管理
• 履歴も自動保存
• 無料

開発の経緯と使い方は別記事で詳しく書いています。

👉 AIに「送迎表アプリ」を作ってもらったら、現場で使えるレベルになった話

まとめ

• ホワイトボードは「最低限の共有」「小規模・IT苦手職場」では今でも有効
• 急な変更・履歴・ルート最適化が必要な事業所にはもう限界
• 「卒業のサイン」が2つ以上当てはまったら、アプリ移行を検討
• 送迎ナビなら無料・ブラウザだけ・登録不要で試せる

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