ここでは、デイサービスの送迎組みをホワイトボードで作る場合のメリットとデメリットをまとめました。送迎表作成ソフトの導入を検討している方も、あらためてホワイトボードでの作成について振り返ることが出来ますので、参考にしていただければと思います。
メリット1 パソコンが苦手な人も作りやすい！
マグネットのネームプレートを動かすだけなので、パソコンが苦手な人でも、簡単に作ることが出来ます。注意事項などもホワイトボードマーカーを使って書き足すことも出来ます。
メリット2 変更・修正とその共有が早い！
ご利用者の直前のおやすみ連絡や、職員の欠勤などで、急遽送迎を変更する必要があっても、容易変更することが出来ます。また、変更後のスタッフへの共有も、その場で見てもらうだけで済みます。
メリット3 一緒に眺めながら、相談や事前の確認が可能！
ホワイトボードの場合、コースの作成に迷うときでも一緒に見ながら作成できるとうメリットもあります。パソコン画面を見ないといけない場合は、相談相手にきてもらう必要があったり、タイミングを逸してしまうこともありますよね。また、２，３日分を事前に作成しておけば、運転員さんやスタッフに送迎コースを事前に確認してもらうことも出来ます。必要な情報をしっかりと申し送ることができます。全体のコースを把握しやすい点も相談員さんとっては重要ですしね。
デメリット1 アナログなので、作成前に作業がいる
新規利用者や、新たな職員さんのネームプレートを作成する手間がかかります。マグネットシート、テプラ、ホワイトボードマーカーなどの物品購入も必要です。ですが、毎日新規利用の方が来るわけではないので、大きなデメリットではないかもしれません。
デメリット2 ホワイトボードを置く場所が必要
ホワイトボードを保管しておく場所が必要となります。大規模なデイであったり、ショートステイの送迎も込みで一緒に行う場合などは、1日のご利用者数が40名以上や、送迎者も７、８台以上となる場合もあり、いわゆる大きなホワイトボードを使用することが多く、そのスペースを用意しておく必要がでてきます。一方、データ管理であれば、その必要はありませんよね。
まとめ
送迎表作成にかかる時間は、事業所の規模にもよりますが、１日30分～1時間はかかるものだと思います。送迎表作成ソフトは、必要な情報を入力しておけば、送迎コース、送迎ルートも一瞬で作成してくれるので、作成のための時間短縮効果は非常に大きいです。これからAIの進歩によって、そもそも送迎組みを人間がしなくても良くなる時代が来ることも想像できます。しかしながら、変更や修正や共有のし早さや、複数職員で一緒に眺めながら作ることが出来るなどの点は、ホワイトボードの大きな利点だと思います。送迎ソフトの導入は、もう少しAIによる進歩が進んでからでも良いかもしれません。
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👤 この記事を書いた人
レイレイ｜デイサービス生活相談員（11年目）
介護福祉士／兵庫県内のデイサービスで現役勤務
赤字経営のデイサービスを黒字化した経験から、稼働率改善・AI活用・記録業務の時短など、現場で本当に使える工夫を発信中。「教科書には載っていない現場のリアル」をお届けします。
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