こんにちは、レイレイです。
この夏、職場で新しい言葉を聞きました。自社支援への切り替えです。
特定技能で働く方を受け入れている事業所には、生活の相談や行政手続きの同行など、支援計画という義務があります。これを専門の機関（登録支援機関）に委託せず、自分たちでやることにする、という話でした。
「委託料が浮くのだな」と最初は思いました。要件を調べていくうちに、受け取り方が変わりました。これは費用の話ではなく、責任の話でした。
この記事では、自社支援に切り替えると必ずついてくる定期面談について、様式を開いて分かったことと、そのために作った無料ツールをお伝えします。
答え：定期面談は書類仕事ではなく、本人が守られているかを確かめる場です
先に結論です。私は定期面談を「決められた書類を作る仕事」だと思っていました。様式を開いて、それが間違いだと分かりました。
並んでいた確認項目は19個。給料や住まいの確認もありますが、その中に、明らかに毛色の違う質問が5つ入っていたからです。
定期面談とは（3か月に1回・1人につき2回）
支援計画の10項目のうち、期日が決まっているのが定期面談です。3か月に1回以上、ご本人と、その方の監督者（上司）に、それぞれ面談します。5人受け入れていれば、3か月ごとに10回です。
面談したら報告書を作り、求められたら出せるように保管します。2025年4月からはオンラインでも行えるようになりましたが、本人の同意が必要で、録画して契約終了から1年以上保管することになっています。初回と担当者が代わったときは対面が望ましいとされています。
| 区分 | 確認すること |
|---|---|
| 業務内容 | 契約と違う業務をしていないか／ほかの事業主のもとで働いていないか／安全衛生 |
| 待遇 | 報酬が契約どおり毎月支払われているか／労働時間／休日・休暇（一時帰国を含む）／住居／食費・居住費の負担／支援計画どおりの支援 |
| 保護 | 暴行・脅迫・監禁／保証金・違約金の契約／通帳などの財産管理／旅券・在留カードを本人が持っているか／私生活の自由 |
| 生活 | 日常生活のトラブル／健康状態 |
| その他 | 不法就労者がいないか／その他 |
※ 制度の内容は2026年9月時点のものです。実際の手続きは出入国在留管理庁の公表資料でご確認ください。
様式を開いて、手が止まった5つの質問
毛色が違うと書いたのは、この5つです。
暴行・脅迫・監禁等の不法行為を受けていないこと
相手方を問わず保証金の徴収・違約金を定める契約等がないこと
預金通帳の管理など不当な財産管理を受けていないこと
旅券・在留カードを自分で保管していること
私生活上の自由を不当に制限されていないこと
国が、受け入れた事業所に対して「3か月に1回、この人が守られているか確かめて報告しなさい」と言っている。そういう様式でした。
日本語で聞いた「はい」は、確認したことになるのか
質問の重さが分かった瞬間に、次の問題が来ます。この19個を、どうやって聞くのか。
「預金通帳の管理など不当な財産管理を受けていないこと」。この日本語を読み上げて、意味が届く人はどれくらいいるでしょうか。私が逆の立場で、覚えたばかりの外国語でこれを聞かれたら、たぶん分かったふりをして「はい」と答えます。
そして「はい」が返れば、様式の「問題の有無」には「無」と書けてしまいます。書類は完成します。確認したことになっていないのに。
申し送りは、伝わらなければ現場で気づきます。面談は、伝わっていなくても書類が完成してしまう。ここがいちばん怖いと思いました。
作ったもの：定期面談メーカー（無料）
それで、道具を作りました。やっていることは単純です。19個の質問を様式の並びのまま画面に出して、本人の言語も一緒に出す。それだけです。
① 19項目が、様式の順に並びます
参考様式第5-5号（本人用）と第5-6号（監督者用）の並びそのままです。「問題なし」「問題あり」「確認できず」をタップしていくと、そのまま様式と同じ順番の記録になります。コピーして様式に写すか、印刷して保管できます。
② 日本語の下に、本人の言語が出ます
ベトナム語、インドネシア語、ミャンマー語、ラオス語、ネパール語、タガログ語、クメール語、タイ語、中国語、英語の10言語です。通訳の方がいる面談では、そちらを優先してください。それでも、本人が質問を目で読める状態で面談ができるかどうかで、答えの重みが変わります。
③ スマホを、本人に渡せます
ボタンを押すと本人の言語だけの画面になり、1問ずつ大きな文字で出ます。本人が自分で「問題ありません」「問題があります・話したいです」「わかりません」を選べます。最後に母国語で書ける欄もあります。
こうしたのは、「わかりません」を本人が選べるようにしたかったからです。面と向かって日本語で「わかりません」と言うのは勇気がいります。相手は上司で、自分の在留資格に関わる話です。黙ってうなずくほうが、はるかに楽です。
画面のボタンなら押せます。そして「わかりません」が1つでも記録に残れば、そこは次回もう一度聞く場所だと分かります。確認できていないことが、確認できていないと分かる。それだけのことですが、それが欲しかったのです。
④ 次の面談の期日を数えます
前回の面談日を入れておくと、3か月後が近づくと色が変わります。本人と監督者で別々に数えるので、片方だけ抜けることもありません。
登録もログインもいりません。入力したお名前も記録も、お使いの端末の中だけに残ります。在留カード番号や生年月日を入れる欄は、そもそも作っていません。持たなければ、漏れることもないからです。
▶ 定期面談メーカーを開く（無料・登録不要）
正直に書いておきます
この道具は、施設が自分の面談記録を作るためのものです。届出書の作成代行でも、法的な助言でもありません。面談で「問題あり」が出たときの対応は、施設の責任者と、出入国在留管理庁の資料で確認してください。行政書士の先生に相談すべき場面もあります。
それから、この道具を使っても面談が簡単になるわけではありません。質問が伝わるようになるだけです。伝わった結果として「問題があります」と言われたら、そこからが本番です。給料のことなら経理に、住まいのことなら総務に、体調のことなら看護に。動くのは人です。
でも、伝わらないまま書類だけが完成する状態よりは、ずっといいと思っています。
有料版（Pro）でできること
無料版は、このまま無料で使い続けられます。あとから有料に切り替えることはしません。事業所で本格的に回すときに足りなくなる部分だけ、買い切りの有料版にしました。
| 無料版 | Pro版 | |
| 様式どおり19項目をタップで記録 | ○ | ○ |
| 質問を10言語で表示・本人に見せる | ○ | ○ |
| コピー・印刷・次回期日の管理 | ○ | ○ |
| 登録できる人数 | 3人まで | 無制限 |
| AIで仕上げる（本人の言語のまとめ付き） | ― | ○ |
| CSV書き出し | ― | ○ |
| 料金 | 無料 | 4,980円（買い切り・1事業所） |
「AIで仕上げる」は、面談のメモから様式に書く文章を作ります。あわせて本人の言語で「今日確認したこと・施設が約束したこと」のまとめを返すので、本人に見せて「自分が言ったとおりか」を確かめてもらえます。お名前や施設名は端末の中で伏せてから送るので、こちらが個人を特定できる情報を受け取ることはありません。
端末は何台でも、支援担当者が交代しても、1事業所につき1回のお支払いです。銀行振込・コンビニ払いにも対応しています。見積書と請求書もお出しできます。
まとめ
- 自社支援への切り替えは「安くなる」ではなく「引き受ける範囲が増える」
- 定期面談は3か月に1回・1人につき2回（本人と監督者）。確認項目は19個
- 19個の中には本人を守るための質問が並んでいる。書類仕事ではない
- 日本語で聞いた「はい」でも様式は完成してしまう。伝わらないまま完成するのが、いちばん怖い
- 質問を本人の言語で出す無料ツールを作りました → 定期面談メーカー
面談は、様式を埋める時間ではなく、その人がちゃんと守られているかを、伝わる言葉で確かめる時間です。
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