生活相談員の1ヶ月のスケジュール｜月初・月中・月末でなにをしている？

こんにちは、現役の生活相談員レイレイです。

相談員になって一番最初に戸惑うのって、「1ヶ月の中で、結局いつ・なにを・どれくらいやるのか」が全然つかめないことだと思うんです。

わたしも新人の頃、前任者からの引き継ぎは1回だけ。上司も自分の仕事で手一杯で聞ける雰囲気じゃなく、孤独のまま煩雑な提供票実績を作って、月初の3日目になんとかFAXで送る──そんな毎日でした。

いちばんつらかったのは、「追われていることにすら気づけていなかった」ことです。

この記事では、わたしが実際にやっている1ヶ月のリアルなスケジュールを、具体的な日付・回数・工夫まで全部お見せします。新人時代の自分に読ませたい内容を、そのまま書きました。

前提：わたしの事業所の規模感

人によって事業所の規模は違うので、まずわたしの職場の条件をお伝えしておきます。

• 定員：18名（小規模）
• 登録者数：約50名
• 稼働率：3月 80.8% → 4月途中 86.5%（春のラッシュで上昇中）
• 相談員配置：2名（ただし実務は自分1名で回している）

以下のスケジュールは、この規模感をベースに読んでいただけると分かりやすいと思います。

1ヶ月の全体像

この流れを頭に入れておくだけで、「いま何を優先すべきか」がかなり見えやすくなります。

月初（1〜8日）はとにかく「請求まわり」

月初はほぼ請求業務に全集中です。わたしの場合、以下のスケジュールで動いています。

1. 1日目：先月の実績報告
2. 〜3日：勤怠チェック（法人のルールで3日締切）
3. 〜8日：LIFE提出・国保請求（法定期限は10日だが、2日前倒しで余裕を作る）

請求で一番神経を使うのは「ミスのリカバリー」

わたしは国保請求だけでなく利用料請求も自分で作成しているので、データ作成のミスがそのまま跳ね返ってきます。

ミスすると、過誤処理・返金対応・ご家族への謝罪と説明──リカバリーがとても大変。だから月初はほかの業務をなるべく後回しにして、請求データの精度だけに集中します。

月中：担当者会議と体験利用が軸

サービス担当者会議は月6回ほど

登録50名ほどの小規模事業所で、担当者会議への出席は月に6回ほどです。

ちなみに、コロナ禍以降で会議数はかなり減り、コロナ明け後も完全には戻っていません。照会文書で代替するケースが増えた印象です（この変化はちょっと寂しいですが…）。

体験利用の受け入れは月1〜6件

体験利用は少ない月で1〜2件、多い月で5〜6件。春は新規が増えるので、このくらい幅があります。

モニタリングは「定期的にはやっていません」

ここは意外かもしれませんが、月に何件のモニタリング、という定期実施はしていません。

わたしは以下のタイミングで「自然と」振り返る形にしています。

• 日々の業務の中で気になることがあったとき
• ケアマネから照会が来たとき
• サービス担当者会議の前
• 通所介護計画書を作成するとき
• 会議レジュメを作成するとき

運営指導でもこのやり方で特に指導は入っていません。形式的に月何件と決めるより、必要なタイミングで深く振り返るほうが、質が保てると感じています。

月末（20日〜末日）の動き

20日ごろから翌月の予定表を印刷開始

翌月の予定表作りは、20日ごろからスタートします。

理由はシンプルで、食事の発注を自分たちでやっていて、2週間前の発注が必要だから。この締め切りがあるので、おのずと準備が前倒しになります。

• 20日ごろ：翌月の週間表を1ヶ月分まとめて印刷
• 月末にかけて：ケアマネから届く提供票を束でチェック
• 月末最終日：完成したものを介護ソフトに反映

提供票の「50音ならべ」が月末の救世主

以前はきちんとファイリングしていましたが、今は簡略化しています。

• 提供票をホッチキスでとめる
• 1つのクリアファイルに入れて、50音順に並べる
• 「あ」「か」「さ」「た」「な」…と付箋をつけて検索しやすくする
• 自分以外の常勤職員にも内容のチェックをしてもらう（1人で見るとミスに気づけない）

月次レポートは「作らない」という選択

以前は月次報告書を作成していましたが、今は作っていません。

理由は、変化があったときにタイミングと伝え方を見極めてリアルタイムでケアマネに伝えるほうが、結果的に質の高い連携ができると感じているからです。

「定期レポートを義務にすると、本当に大事な変化が埋もれる」という感覚があります。もちろん法人や自治体の要件があれば作成は必要ですが、「作ること自体が目的化」しないように気をつけています。

日々のルーティン

☀️ 朝イチに必ずやること

• メールチェック
• TODOの確認と優先順位付け

🌙 終業前に必ずやること

• TODOの確認と優先順位付け（朝と同じ）

朝と夕方、1日2回TODOを確認するのがわたしのルールです。朝は「今日やること」の確定、夕方は「明日の準備と積み残しの整理」。

📞 電話対応は1日10件くらい

ケアマネ・ご家族・新規問合せを合わせて、1日平均10件くらい。1件あたり5〜15分と考えると、1日のうち1〜2時間は電話対応です。

これが曲者で、集中して書類作成をしている最中にどんどん入ってくるので、TODOの優先順位付けが命綱になります。

新人時代の自分へのアドバイス

冒頭でも書きましたが、新人時代は前任者の引き継ぎ1回だけで、孤独に煩雑な提供票を作って月初3日目にFAXで送る毎日でした。

もし今の自分が当時の自分にアドバイスできるなら、3つ伝えます。

① 外部とかかわる仕事を第一優先に

ケアマネへの連絡、ご家族への電話、担当者会議。相手のある仕事は絶対に後回しにしない。内部のこと（ファイリング・掃除・社内資料）はあとでリカバリーできます。

② 1ヶ月のスケジュール表を作って可視化する

追われていることに気づかないのは、見えていないから。まず紙1枚でいいので、「絶対にしないといけない仕事」を1ヶ月分書き出す。これだけで全然違います。

③ 相談員の仕事についての本を1冊持っておく

聞ける人がいないときに、手元に参考書があるだけで孤独感がだいぶ減ります。これは後述の自分のマニュアルを作った理由でもあります。

実際に使っているツール

いろいろ試してきましたが、今はこのあたりに落ち着いています。

• 手書きの手帳・メモ：結局これが一番早い。思いついた瞬間に書ける
• TODOアプリ：忘れたらまずいタスクの管理
• Google Keep：ちょっとしたメモ・リンクの保管
• 稼働管理のExcel表：自分で作ったオリジナル

🔥 特に時短になっている「メール返信術」

これは地味だけど効果絶大なので共有します。

メールの返信や新規作成は、基本的に過去の送信メールを転送して作り直しています。

• 定型文がいちいち頭から要らない
• 宛名・署名・言い回しが自動でベースになる
• 文章の品質が安定する（ミスが減る）

「一から入力しない」を徹底するだけで、1日の事務仕事が体感で1〜2割早くなります。

まとめ：リズムがわかれば、相談員の仕事は怖くなくなる

新人時代、わたしは「追われていることにすら気づけていなかった」と書きました。

でも、1ヶ月のリズムがつかめて、「月初は請求」「月中は会議・体験」「月末は翌月準備」という骨組みさえ体に入れば、突然のクレームや急変があっても立て直せるようになります。

もし今、新人時代のわたしみたいに孤独に頑張っている方がいたら、この記事が「地図」として少しでも役に立てばうれしいです。

📖 もっと詳しく知りたい方へ

この記事で書いた1ヶ月の流れに加えて、問合せ〜契約までの完全フロー、書類15種すべての書き方、クレーム・急変のトラブル対応まで、新人相談員さんに必要なことを1冊にまとめました。

新人時代のわたしが「これを最初に持っていたら…」と思ったものを、そのまま形にした一冊です。