ケアプランデータ連携システムとは？事業者向けの基本と導入ポイント

📌 最新版があります

こちらの記事は2023年に書いた導入記事です。処遇改善加算との関係・利用料の無料延長・誓約による猶予期限まで網羅した最新ガイドは、【2026年最新】ケアプランデータ連携システムを超わかりやすく｜デイ相談員・管理者向け完全ガイドをご覧ください。

こんにちは、レイレイです。デイサービスの相談員になって11年目。今日は、令和5年4月にスタートしたケアプランデータ連携システムについて、現場で気になるポイントだけギュッとまとめます。

このシステムは、ケアマネさんとサービス事業所のあいだで、ケアプランや提供票をネット越しでやりとりする仕組みです。FAX・郵送・手入力をぜんぶ消すのが本来のゴール。「便利そうだけど、結局うちは入るべき？」という相談員さん・管理者さんに向けて、判断材料を整理します。

毎月の予定・実績、いまどうやっていますか？
導入で何が変わるのか
料金はどのくらい？
電子証明書って必要？
「メールでファイル送るのと、何が違うの？」
「CSVファイル」って、よく聞くけど何？
レイレイの結論
あわせて読みたい
1. 関連

毎月の予定・実績、いまどうやっていますか？

多くの事業所では、いまも紙ベースでのやりとりが残っています。FAXや郵送、手渡しで提供票を受け取り、それを自社の介護ソフトに手入力。パターン取り込みで効率化されている事業所もありますが、転記ミスからの返戻や過誤が発生して、結局そのフォローに時間が取られる——これがどこでも起きています。

このシステムが入ると、その「手入力」と「転記ミス」が、まるごとなくなります。

導入で何が変わるのか

紙が不要になり、印刷代・郵送代・保管文書が減ります
手入力や確認の時間が削減されるので、ご利用者と過ごす時間に回せます
超過勤務もぐっと減ります

厚生労働省の調査では、居宅介護支援事業所での導入効果として「印刷・郵送・移動などの作業時間が約1/3に削減」「経費が約1/2に削減」という数字も示されています。

料金はどのくらい？

通常は1事業所（事業所番号ごと）あたり、ライセンス料が年間21,000円（消費税込み）
有効期間は1年間
支払いは、電子請求の証明書発行手数料と同じく、国保連合会への介護給付費からの差引。請求書送付による口座振り込みにも対応

ただし、ここで朗報があります。2025年6月〜2026年5月のお申込み分は1年無料のフリーパスキャンペーンが続いており、さらに令和7年度補正予算の成立で令和8年度中（2027年3月末）まで無料が延長されました。詳しくは 2026年最新ガイドでまとめています。

「複数事業所を運営している場合は？」という質問もよくいただきます。複数事業所を運営している場合でも、各事業所分のライセンスが必要です。2事業所なら42,000円（今は無料期間中ですが）。法人内で同じシステムを共有できるわけではないので、ここはご注意ください。

電子証明書って必要？

ライセンス料とは別に、電子データがその事業所のものであることを証明する電子証明書も必要です。印鑑証明の電子版、とイメージしていただくとわかりやすいです。

すでに国保連伝送ソフトで請求を行っている事業所は、端末に電子証明書がすでに入っているはずなので、改めて発行する必要はありません。「うちは国保連伝送ソフトを使っていない」場合も、データ連携用の証明書は無料で発行できますので、ご安心ください。

「メールでファイル送るのと、何が違うの？」

すごく良いご質問です。基本的にはメールとそんなに変わりません。違うのは「セキュリティ」です。ケアプランは個人情報のかたまり。メール添付だと暗号化や宛先間違いのリスクが残りますが、データ連携システムは強固なセキュリティ対策のもとで、安心安全に送受信できる仕組みになっています。

送れるのは予定・実績だけではなく、サービス報告書やモニタリング、通所介護計画書、個別機能訓練計画書などのPDFファイルもOK。介護ソフト側でPDF出力ができれば、ペーパーレス化に大きく一歩近づきます。

「CSVファイル」って、よく聞くけど何？

カンマで区切られたデータファイルです。必要な情報が決められた順番で並んでいる、システム間でやりとりするためのフォーマット。介護ソフトが内部でCSVを作って、それを連携システムに渡してくれるので、現場のスタッフが直接CSVをいじることはほとんどありません。「裏ではこういうデータでやりとりしてるのね」くらいで覚えておけば十分です。