ここでは、デイサービスの相談員業務がサクサクすすめられる便利なフォーマットをご紹介します。
私が自分で作ったエクセル表をダウンロードできるようにしています。
そのまま使ってもよし。自分なりに変更や修正してもよし。
ちょっとの工夫が業務をスムーズにすすめ、業務上のストレスを軽減できると思うので、ぜひ活用してください。
こんにちは。デイサービスで相談員を10年目になるレイレイと申します。
これまで、一般型通所介護、認知症対応型通所介護、リハビリ特化型通所介護、地域密着型通所介護で相談員の経験をしてきました。
デイまめブログでは、僕自身が赤字経営のデイサービスに配属され、一年で黒字化へ転換できた経験をもとに、デイサービスでの業務改善や、稼働率アップにつながる情報を発信しています。
現役の相談員さんの抱える悩み解決のヒントにしていただけたらと思います。
あると便利なフォーマットはこの4つ！
- 体験利用受付表
- 当日の利用者リスト
- 簡易版の連絡帳
- 入浴可否意見書
体験利用受付表
体験利用の受付時、CMからの情報がA4サイズの用紙でFAXで届くことが多いですよね。
ケアマネさんからFAXなどでもらう情報は、たくさんあるけど、デイサービス専用じゃないからそのままじゃ使いづらいんだぁ。
体験利用のフォーマットをケアマネさんに書いてもらうパターンもあるけど、忙しいケアマネさんには手間をかけたくないよね。
みなさんは、どのような方法で体験利用の情報を管理されていますか？
体験利用者の情報は、CMからの情報と、事前電話などで聞き取った情報との２つの情報が存在する。
ケアマネからの情報、相談員が直接聞き取った情報 その２つが存在することになります。
情報がたくさんありすぎても、読み込む時間があまり取れないことがあるので、大切な情報、必要な情報をシンプルにまとめることが求められますよね。
電話での事前確認がとても楽になる
体験利用時に必要な情報を簡単に聞き取れるフォーマットを用意しておくことで、ご家族やご利用者への電話での聞き取りとてもスムーズに情報を整理することが出来ます。
上から順番に聞いていけば完了です。楽チンだね♪
私はA4サイズで印刷し、半分に切って使っています。こうすることで、CMからの基本情報の紙と重ねながらファイリングすることができるので、必要な情報を手前に持ってくることが出来ます。
↓ダウンロードはこちらからどうぞ！ 自分なりに必要な情報に変えて使ってみてください！
実際に使用しているイメージはこんな感じです。
ケアマネさんからもらう情報と重ねて管理できるのでページをめくらずに済むね！
自宅の地図や薬情報、体験報告書などは、後ろ側一緒に入れておくと利用になった際にフェース作成が楽だよ。
業務日誌と週間利用表が連動した管理表
次に当日の利用者を紙面で確認するために私が使用しているのがこのフォーマットです。
私の現在の事業所は定員が18名の地域密着型なので、こんな感じです。
gyoumunissi※運用するには、少しエクセルの知識が必要なので、あくまで参考までにしてくださいね。
ポイントは、
「業務日誌側の利用者リストを更新すると、週間利用表がほぼ自動で作られる」
「福祉用具の情報を載せているので送迎を組むときにも確認できる」
「入浴のある方の人数を週間利用表でカウントしている」
「毎日、誕生日の確認を入れているので、取りこぼしがない」
「日付更新シートでプルダウンすれば簡単に日付を更新できる」
などでしょうか。
あえて難しい関数を使わないほうが良い！
別シートからデータを引っ張ってきているだけにしています。
将来的に修正したいときに、パソコンに詳しい人がいないと、つんでしまうからです。
業務日誌に入力された利用者の情報が、週間利用表に反映されるようになっています。
いちいち更新する手間を省けるため、作業の時間が減ります。
shuukannriyouhyouですが、少しアナログな方法で週間利用表を操作する必要があるので、使い勝手はその人のPC操作レベルに依存しますので、あしからず。
簡易版の連絡帳
つづいて、簡易版の連絡帳のフォーマットはこちら
kanirenrakutyou-1A４サイズ、両面印刷で使用しています。A５サイズのクリアファイルにはさんでいますよ。
ノートタイプ、介護ソフトからの印刷タイプと色々な連絡帳がありますが、これは「出欠表」としてクリアファイルを用いた非常に簡素化した連絡帳です。
特別に何か伝えるべきときは、付箋やお手紙、お電話などでご連絡しています。
また、認知症が深い方など、ご利用者の状況に合わせて、ご様子やケアの内容記入できるものも用意しています。
kanirenrakutyousukosi「連絡帳の業務改善」についての記事にしているので、過去の記事も参考にしてみてください。
介護ソフトで各種帳票を使用できる環境が使える方はそっちをつかうべし！
すでに事業所で使用している介護ソフトが、当日の利用者リストや連絡帳機能を使える場合には、そちらを優先的に使用する業務に持っていくほうがベターです。
なぜなら、業務の無駄にもっとも直結するのが、「転記」だからです。
提供票を下に入力された当日利用予定の利用者リストが、そのまま実績や請求につながるため、介護ソフトに入力された情報で一元的に管理できるのがベストです。
入浴可否意見書
入浴の際、血圧や脈拍の数字が高くて、なかなかご案内ができないときってよくありますよね。そんなときには、CMやご家族に状況をお伝えし、お薬調整の依頼をすることがあります。
お薬調整だけでなく、主治医の先生に「入浴可否意見書」を記載してもらうことで、スムーズな入浴への提供が可能になります。ご利用者によっては、基準値よりもやや高くても入浴可能な場合もあります。
そんなときには、このフォーマットを使い、スムーズに先生からの入浴に関する指示を受け取ることが可能となります。ケアマネジャーへも依頼しやすくなります。
主治医の先生によっては、「高齢者だから血圧は高くて普通」とお薬の処方に至らないこともよくあります。また、服薬管理が難しいご利用者の場合、処方されていても服薬ができていないケースもあります。
デイサービスでの入浴は、自宅で入浴が困難になられたご利用者にとって、必要不可欠なサービスです。ご利用者のQOLの維持・向上にもつながるため、ぜひ活用してください。
まとめ
さて、今回は、相談員さんにとって、便利な、便利なはず！と思って私が使っているフォーマットをご紹介しました。
業務改善において、忙しさの中で、一から自分でエクセルを作る、または作り変えることは、結構厳しいですよね。
便利なものや、便利なことや、プライドを捨てて真似してみる。
それが、省力で、業務改善をサクサクと進めるポイントだと思います。
ちょっとした工夫が、自分の働きやすさをもたらしてくれるはずです。
これからも便利なもの、楽チンなものを見つけたらご紹介していきますね！
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