こんにちは、レイレイです。
月の終わりに、こんなことを思った経験はないでしょうか。
「国保連、もう出したっけ」
「LIFEの提出、今月やった？」
毎月やる仕事は、ひとつずつなら分かっています。手順も頭に入っています。それでも忙しい月の終わりには、どこまで終わったかが分からなくなります。
この「分からなくなる」を減らすための無料ツール、ルーティン・チェックを作りました。この記事では、使い方と、作るときに考えたことを書きます。
答え：毎月の仕事は「一度だけ並べて、月がかわると自動でまっさらに戻る」リストに置く
先に結論です。毎月の仕事は、その月ごとに書き出すのをやめて、一度だけ並べておくのがいちばん続きます。
ルーティン・チェックは、請求メモ・国保連の伝送・LIFEのデータ提出・勤務表づくりのような毎月の仕事を、「何日まで」と優先順位つきで並べておくチェックリストです。終わったらチェックを付けます。月がかわると、チェックは自動で外れて、項目はそのまま残ります。
ふつうのToDoアプリは、終わったタスクが消えます。このツールは逆で、終わっても項目は残り、来月また出てきます。毎月おなじ顔ぶれが回ってくる仕事には、この形のほうが合っていました。
手帳やカレンダーで続かなかったのはなぜ？
手帳に書く、カレンダーに入れる、付箋を貼る。私もどれもやりました。続かなかった理由は、毎月おなじことを毎月書き直していたからです。
書き直す手間があると、忙しい月ほど書かなくなります。そして忙しい月ほど、抜けが出ます。連休が挟まる月は作業できる日が減るので、なおさらです。
だから「一度並べたら、あとは毎月チェックを付けるだけ」の形にしました。
使い方は？
登録もインストールも要りません。スマホでもパソコンでも開けます。始め方は4つの手順です。
① 「サンプル項目を読み込む」を押す
よくある毎月の仕事が9つ入ります。請求メモ、国保連の伝送、LIFEのデータ提出、往診医への請求書、音楽療法の実施状況と費用の提出、翌月の勤務表づくり、勤怠システムへの取り込み、外国人スタッフの面談記録、月次報告の準備です。
② 自分の事業所に合わせて書き換える
名前、「何日まで」、優先順位（高・中・低）を直します。要らない項目は消し、足りない項目は足します。ここがいちばん時間のかかるところですが、やるのは最初の1回だけです。
③ 終わったら、四角を長押ししてチェックする
押している間、四角が下から埋まっていきます。途中で指を離せば取り消しです。タップ1回で付く形にしなかったのは、スマホをポケットに入れて持ち歩くと、やっていない仕事が知らないうちに「完了」になるからです。
④ 月がかわると、自動でまっさらに戻る
チェックだけが外れて、項目は残ります。画面の上には「今月いくつ終わったか」と、締切が3日以内の項目の数が出ます。
図つきの使いかたガイドも用意しました（印刷・PDF保存もできます）。
いちばん効くのはどこ？
答えは、項目ごとの「説明」の欄です。作った私自身、最初は「あったら便利かな」くらいのつもりでした。自分の仕事を実際に入れてみて、ここが本体だと思うようになりました。
たとえばサンプルの「請求メモ作成」には、こう書いてあります。
利用実績と提供票を突き合わせる。加算の算定要件を確認する。実費（食費・おむつ等）を集計する。国保連の伝送より先に終わらせる。
これは毎月、頭の中でやっていたことです。書き出しておけば、忙しい月に思い出さなくてよくなります。毎月の仕事で時間を取られているのは、考える作業より、思い出す作業のほうでした。
やらない月がある仕事はどうする？
「今月は対象外」にできます。項目を消すと過去の記録まで崩れてしまうので、消さずに今月だけ外す形にしました。対象外にした項目は進み具合の計算から外れるので、その月を100%にできます。
絶対に100%にならないリストは、そのうち見なくなります。数字が意味を持たなくなるからです。
終わった日時は残る？
残ります。いつ何を終えたかが、日付と時刻つきで直近6か月ぶん残ります。表計算に貼る形でコピーでき、A4で印刷もできます。残業を申請するときに「何日の何時までかかったか」を思い出さずに出せますし、毎月おなじ項目が締切ぎりぎりになっていないかも、並べると見えます。
ただし残るのはチェックを付けた時刻で、実際に作業した時間とは違います。翌朝まとめてチェックしたときなどは、あとから日時を直せます。
前の月に戻って、その月の記録と備考を見返すこともできます。「去年の9月は連休で段取りが変わった」と備考に書いておけば、来年の9月にそれを見るだけで済みます。ただ、この効き目が出るのは1年後です。
スマホとパソコンで同じ内容にできる？
できます。ただし希望する方だけの設定です。何も設定しなければ、入力した内容はその端末の中だけに保存され、外には送りません。
ご自身のGoogleスプレッドシートを保存先にする設定をすると、スマホとパソコンで同じ内容になり、締切が近い項目がある日だけ、毎朝8〜9時ごろにメールで知らせます。設定には5分ほどかかり、途中で「このアプリはGoogleで確認されていません」という警告画面が出ます。ご自身で貼り付けた仕組みを審査に出していないために出るもので、手順はガイドに図つきで載せています。
便利な機能を入口に置くと、入口で止まる人が出ます。なので、この設定はしなくても道具として使える形にしました。
正直に書いておきます
このツールを公開したのは2026年9月25日です。「半年使ったら抜けが減りました」と書けるほどの実績は、まだありません。
公開した日に、不具合もひとつ出しました。スプレッドシートに保存すると「保存しました」と出るのに、開き直すと消えて見える、というものです。原因は、スプレッドシートが「2026-09」という月の名前を日付に変えてしまい、月で探せなくなっていたことでした。同じ日に直しています。
作るときに考えたことは、noteに詳しく書きました。道具を使わない方にも持ち帰ってもらえる話だと思います。→ 「国保連、もう出したっけ」。毎月やることを忘れない仕組みを、10分で用意する（note）
「うちはこれも毎月ある」「この順番だと使いにくい」があれば、ツールの右下の💬から教えてください。次の改良に入れます。
まとめ
- 毎月の仕事は、毎月書き出すのをやめて、一度だけ並べておく
- 月がかわるとチェックだけが外れ、項目は残る。毎月つくり直さない
- いちばん効くのは「説明」の欄。手順を書いておけば、思い出す時間がなくなる
- チェックは長押し。やらない月は「今月は対象外」。完了の日時は6か月ぶん残る
- → ルーティン・チェック（無料・登録不要）／使いかたガイド
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